В российском представлении проводка должна обязательно включать дату, счёт дЕбета, счет крЕдита, сумму, комментарий. Что всё это значит, расскажу двумя абзацами ниже.
В западном понимании проводки имеют заголовок и строки. В заголовке – дата и комментарий. В строках – счёт и сумма по дебету или по кредиту.
Для западных проводок итог по всем строкам дебета должен равняться итогу по всем строкам кредита. Это называется сбалансированной проводкой. Если равенства нет, то такая проводка является несбалансированной, и это признак ошибочной проводки: такой проводкой в регулярных операциях учёта пользоваться нельзя.
В российских проводках несбалансированных быть не может – они являются сбалансированными по своей сути, потому что в одну строку российской проводки сразу входит и дебет, и кредит. Если же необходимо иметь специально расбалансированную проводку (о таких случаях – чуть позже), то дебет или кредит не указывают. Если же это невозможно, например, информационная система требует, чтобы счет и в дебете, и в кредите был обязательно указан, то с другой стороны (где должно быть пусто) подставляется специально создаваемый технический или мусорный счёт.
Российские проводки из-за их фиксированного вида создают связь между счетом дебета и счётом кредита – один счет по отношению к другому называется корреспондирующим, а само сочетание счёта дебета и счета кредита – корреспонденцией.
Российскую проводку можно представить в западном формате.
Например, 23.09.2024 мы выставили акт на 10 000 рублей от нашей компании к компании ООО “Ромашка” за выступление нашего аниматора на их празднике осеннего равноденствия.
Российская проводка:
Западная проводка:
С точки зрения структур данных, западные проводки являются более нормализованными.
Из российской проводки всегда можно сделать западную (многострочную). Из многострочной проводки не всегда можно сделать «российскую». Можно, если в проводке:
- один дебет и один кредит;
- один дебет и много кредитов;
- много дебетов и один кредит.
Но нельзя, когда много дебетов и много кредитов, потому что не всегда можно сопоставить строки дебетов и кредитов.